Jak eparagony zmienią twój e-commerce? Wdrożenia w praktyce i case studies - Q&A po webinarze
Paragony elektroniczne w e-commerce mogą całkowicie zastąpić swoje papierowe odpowiedniki. Dzięki eparagonom twoja fiskalizacja będzie w pełni automatyczna! Uczestnicy webinaru dowiedzieli się, jak działają paragony elektroniczne, u jakich sprzedawców sprawdzą się najlepiej i dlaczego warto się nimi zainteresować. Cezary Pierzan, CEO eparagony.pl odpowiada na pytania zadane podczas wydarzenia.
Q: Czy jest możliwość wydruku paragonu papierowego zamiast elektronicznego?
CP: Tak, dla większości integracji w ramach eparagony.pl istnieje możliwość wydruku tradycyjnego paragonu dla pojedynczych transakcji bądź też niewielkiej sprzedaży stacjonarnej. Aby to zrobić w IdoSell, należy zmienić konfigurację aplikacji Printer.
Q: Jak od strony praktycznej wygląda proces takiej sprzedaży i zakupu?
CP: Od strony zakupowej, czyli konsumenckiej eparagon nie wpływa na transakcje – wystawianie dokumentów elektronicznych nie ingeruje w żaden sposób w ścieżkę zakupową. Klient dokonując transakcji sklepie internetowym, powinien zaakceptować Regulamin/Warunki świadczenia usług sklepu. W Regulaminie zawarte są odpowiednie informacje – o tym, że sprzedawca wystawia dokumenty sprzedaży w postaci elektronicznej. Pod względem formalnym jest to w zupełności wystarczające. Podczas uruchamiania usługi otrzymasz od eparagony.pl wzory odpowiednich zapisów regulaminowych. Po transakcji klient otrzymuje paragon elektroniczny pod unikatowym linkiem na swój adres mailowy. Mail przesyłany jest ze skrzynki sprzedawcy, a treść wiadomości można skonfigurować bezpośrednio w panelu IdoSell.
Od strony sprzedawcy proces musi rozpocząć się od uruchomienia usługi eparagony.pl - co zajmuje dosłownie kilka kliknięć:
1. Rejestracja w usłudze eparagony.pl. Korzystając z tego linka, otrzymasz aż 30 dni dostępu do usługi za darmo.
2. Konfiguracja usługi zgodnie z instrukcją od eparagony.pl
3. Konfiguracja drukarki fiskalnej online (samodzielna lub z pomocą serwisanta)
4. Uwzględnienie odpowiednich zapisów w Regulaminie sklepu
Po prawidłowym uruchomieniu usługi do każdej transakcji w panelu sprzedawcy przypisany będzie unikatowy link z wizualizacją paragonu elektronicznego – ten sam link, który otrzymuje nabywca w mailu.
W systemie IdoSell eparagony można obsługiwać ręcznie (co jest możliwe z pozycji karty zamówienia w zakładce „Paragony fiskalne”) lub też włączając pełną automatyzację tego procesu. Wystarczy odpowiednio skonfigurować usługę w panelu IdoSell.
Q: Co mogę zrobić w sytuacji, gdy paragon został zafiskalizowany, ale nie ma tej informacji w zamówieniu? Są jakieś sposoby weryfikowania tego na bieżąco, bez generowania raportu dobowego?
CP: Co do zasady status fiskalizacji powinien być widoczny w każdym narzędziu zintegrowanym z eparagony.pl. Sytuacja, w której transakcja zapisana na urządzeniu fiskalnym nie zostaje odnotowana w panelu sprzedawcy (w statusie zamówienia), jest nieprawidłowa i nie powinna mieć miejsca.
Jeżeli taka sytuacja występuje, jest to błąd w implementacji usługi eparagony.pl. Należy go niezwłocznie zgłosić do platformy oraz do eparagony.pl, aby umożliwić wyeliminowanie problemu.
W IdoSell wystawienie eparagonu jest równoznaczne z fiskalizacją. Link do eparagonu jest dostępny bezpośrednio w karcie zamówienia, na liście zamówień oraz w rejestrze dokumentów sprzedaży. Co więcej, listę zamówień oraz rejestr dokumentów sprzedaży w panelu IdoSell możesz zawęzić tylko do tych, do których został wystawiony eparagon.
Przygotuj swój e-sklep na Black Friday
Q: Jak wygląda sytuacja z paragonami na NIP?
CP: Na wstępie warto zaznaczyć, że paragony z NIP w postaci faktur uproszczonych będą w Polsce działać jeszcze tylko przez jakiś czas – do momentu wejścia w życie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). To właśnie m.in. z tego powodu zwykle rekomendujemy naszym klientom oddzielenie transakcji konsumenckich i biznesowych oraz kończenie ich wystawianiem paragonu elektronicznego bądź fakturą. Niebawem będzie to po prostu obowiązkiem. IdoSell nie obsługuje formatu faktury uproszczonej, a więc NIP nabywcy nie zostanie wysłany na paragon elektroniczny. Wówczas należy wystawić fakturę VAT, co można zrobić w panelu IdoSell lub z poziomu aplikacji POS.
Q: Czy każdy ma obowiązek wystawiać e-paragony?
CP: Nie. Sprzedawca ma przede wszystkim obowiązek wystawić osobie fizycznej paragon fiskalny – w wersji papierowej bądź też elektronicznej. Wystawienie eparagonu jest tylko jednym ze sposobów realizacji tego obowiązku. Samo wystawianie paragonów elektronicznych jest w przepisach na ten moment dla sprzedawców dobrowolne, traktowane jako dodatkowa możliwość usprawnienia procesów w firmie i obsługi klienta. Nie ma również narzuconego z góry jednego rozwiązania do dystrybucji eparagonów. Ustawa zakłada, że wybór najdogodniejszego narzędzia należy do podatnika.
Q: Czy nadal będzie obowiązek drukowania paragonów?
CP: Nie. Polskie prawo przewiduje już alternatywę. Zamiast drukować papierowe paragony, można wystawiać paragony elektroniczne, które całkowicie zastępują tradycyjne wydruki. Warto jednak pamiętać, że pełnoprawny paragon elektroniczny to zbiór ustrukturyzowanych danych w ściśle określonym formacie opisanym w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów. Dlatego spora część „paragonów w wersji online”, które jako nabywcy otrzymujemy na skrzynkę mailową, nie może zastąpić paragonów papierowych. Korzystając z eparagony.pl, masz pewność, że wystawiany eparagon jest pełnoprawnym dokumentem fiskalnym zastępującym tradycyjne wydruki.
Q: Co w przypadku, gdy klient nie chce podać adresu mailowego? Czy jest możliwość wydrukowania takiego paragonu i dołączenia go do paczki? A może mają Państwo inne rozwiązania na wypadek takich sytuacji?
CP: W razie potrzeby (np. dla pojedynczych transakcji e-commerce czy niewielkiej sprzedaży stacjonarnej) w ramach eparagony.pl obsługujemy także papierowe paragony. Wówczas na tej samej drukarce fiskalnej online można wydrukować tradycyjny dowód zakupu. Jednak ważne jest, żeby o formacie dokumentu zdecydować przed fiskalizacją. Zgodnie z przepisami paragon fiskalny można wystawić tylko raz w formie papierowej lub elektronicznej.
Warto jednocześnie wspomnieć, że przepisy dają sprzedawcy pełną dowolność, jeżeli chodzi o sposób dostarczenia paragonu elektronicznego i uzgodnienia tego faktu z nabywcą. Dla transakcji e-commerce domyślnie jest to adres mailowy, który i tak z reguły jest podawany przy dokonywaniu zamówienia. Jeżeli sklep umożliwia dokonanie transakcji, w których kupujący nie przekazuje żadnej danej kontaktowej, wówczas trzeba postawić na rozwiązania indywidualne, np. wykorzystanie kodu QR czy wiadomości SMS.
Q: W jaki sposób można korygować eparagon? Jeśli klient zwrócił całe zamówienie lub jego część?
CP: Co do zasady dokumenty fiskalne nie podlegają korektom. Tak ustawowo zaprojektowany jest proces fiskalizacji. Zwrot towaru należy udokumentować w ewidencji zwrotów. W przypadku eparagonów zwrot (częściowy lub całkowity) jest także ujmowany w ewidencji zwrotów. Co ważne, niepotrzebny jest oryginalny dokument ani jego kopia do dołączania w ewidencji. Wystarczy odnotować numer paragonu nadany przez kasę oraz numer kasy rejestrującej. Obie informacje znajdują się na wizualizacji eparagonu fiskalnego.
Q: Jak w najlepszy sposób wdrożyć eparagony, żeby pozbyć się całkowicie paragonów tradycyjnych?
CP: Aby uruchomić paragony elektroniczne dla dowolnego sklepu internetowego, wystarczy:
1. Wybrać metodę integracji sklepu z eparagony.pl.
2. Upewnić się, że posiadasz odpowiednią drukarkę fiskalną online.
3. Zarejestrować się w usłudze eparagony.pl. Korzystając z tego linka, otrzymasz aż 30 dni testowania usługi za darmo.
4. Skonfigurować usługę. Zajmuje to dosłownie kilka minut i jest szczegółowo opisane w instrukcji od eparagony.pl.
5. Skonfigurować drukarkę fiskalną online. Możesz to zrobić samodzielnie lub skorzystać z pomocy serwisanta.
6. Dodać odpowiednie zapisy w Regulaminie sklepu. Zespół eparagony.pl przekaże ci wzory odpowiednich zapisów regulaminowych.
7. Przetestować... i to wszystko! Możesz już wystawiać eparagony.
Q: Gdzie drukuje się raport dobowy?
CP: Podatnicy, którzy korzystają z urządzeń fiskalnych online, mają obowiązek wydruku wyłącznie raportu miesięcznego. Drukuje się on na tej samej drukarce, na której obsługiwane są paragony elektroniczne. W przypadku raportów dobowych przepisy dopuszczają możliwość wykonania ich wyłącznie w wersji elektronicznej, bez wydruku. Raport jest wówczas tworzony i zapisywany w pamięci fiskalnej i przesyłany bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Na żądanie użytkownika można go też wydrukować w dowolnym momencie. Warto wiedzieć, że niektóre drukarki fiskalne online umożliwiają już automatyzację generowania raportów dobowych. Jeżeli interesują cię szczegóły, napisz na partner@eparagony.pl.
Q: Czy jest możliwość wydrukowania papierowego paragonu fiskalnego na życzenie klienta, jeżeli ustawimy automatyczne generowanie eparagonów?
CP: W ramach usługi eparagony.pl, poza paragonami w wersji elektronicznej, obsługujemy też w razie potrzeby paragony papierowe (np. dla pojedynczych transakcji lub niewielkiej sprzedaży stacjonarnej). Warto jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami paragon fiskalny, który sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy, może powstać wyłącznie raz do danej transakcji. Po zaewidencjonowaniu transakcji nie ma możliwości „dodrukowania” paragonu papierowego, jeżeli został już wystawiony paragon elektroniczny.
Jeżeli jednak istnieje potrzeba wystawienia paragonów papierowych do niektórych transakcji, można:
- Dodać w swoim systemie sprzedaży regułę/tryb pośredni, które pozwolą sprzedawcy przed fiskalizacją decydować, które paragony mają zostać wystawione elektronicznie, a które wydrukowane.
- Wydrukować wizualizację paragonu elektronicznego dostępnego pod linkiem w formie kopii (wówczas do takiego dokumentu zapisywanego w PDF automatycznie dopisujemy link i dostęp do bazowego, formalnie obowiązującego elektronicznego dokumentu).
Q: Czy w regulaminie musi znajdować się informacja o metodzie dostarczenia paragonu?
CP: Tak. Sprzedawca w Regulaminie powinien zawrzeć informację, że sklep wystawia dokumenty transakcyjne w postaci elektronicznej oraz opisać sposób ich dostarczenia. Przed uruchomieniem usługi eparagony.pl sprzedawca otrzymuje propozycje podstawowych zapisów regulaminowych w tym zakresie.
Q: W którym miejscu decyduje się o wydrukowaniu paragonu papierowego? Na kasie fiskalnej, czy w panelu IdoSell?
CP: Taka decyzja może zostać zrealizowana wyłącznie w systemie sprzedaży. Na drukarce fiskalnej online nie wykonuje się żadnych ręcznych czynności.
Q: Jaka jest różnica między fakturą elektroniczną imienną, a eparagonem? Jeżeli całą sprzedaż ewidencjonujemy na fakturach elektronicznych - bez paragonów fiskalnych tradycyjnych, jakie zalety ma wprowadzanie eparagonów?
CP: Faktura imienna i paragon fiskalny (w tym eparagon) to dwa formalnie odrębne dokumenty. Paragon fiskalny jest efektem ewidencjonowania sprzedaży na urządzeniu fiskalnym. Każda osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, powinna po transakcji otrzymać paragon fiskalny. Jednak, gdy jest on z jakiegoś powodu niewystarczający (np. gdy trzeba udokumentować zakup w firmie), nabywca ma prawo w ciągu 30 dni zażądać wystawienia faktury imiennej. Stąd są to dwa odrębne dokumenty, wystawiane w różnych okolicznościach.
W sklepach e-commerce, które mają obowiązek fiskalizacji, bardzo częstym modelem jest wystawianie faktur imiennych do paragonów. Paragon jest drukowany np. na magazynie, a następnie przekazywany do archiwizacji (co generuje dodatkowe koszty). Do paragonu dodatkowo tworzy się fakturę imienną i wysyła się ją elektronicznie do nabywcy. Taki zabieg ma na celu uniknięcie konieczności wkładania paragonów do paczek. Mimo to nadal trzeba je drukować.
Nasze doświadczenia pokazują, że sama obsługa tak zaprojektowanej fiskalizacji może pochłaniać nawet kilka etatów. Z pomocą przychodzą eparagony, które pozwalają całkowicie zautomatyzować ten proces. Dowód zakupu jest wtedy wystawiany oraz wydawany cyfrowo i automatycznie, bez konieczności generowania dodatkowych dokumentów, np. faktury imiennej. W przypadku podmiotów zwolnionych z fiskalizacji nie ma operacyjnej różnicy, jeżeli chodzi o eparagony i faktury imienne. Mimo to wielu naszych klientów, korzystających ze zwolnienia zdecydowało się przejść na eparagony. Przede wszystkim z uwagi na to, że interpretacje i prawo dotyczące zwolnień jest bardzo zmienne w czasie. Wystawianie eparagonów zabezpiecza przed tą potencjalną zmianą i koniecznością regularnego monitorowania i dostosowywania się do przepisów.
Q: Czy jest ograniczenie w stosowaniu eparagonów przez jakąś grupę firm? Np. czy jest to usługa tylko dla dużych podatników z dużymi obrotami?
CP: Nie ma żadnych ograniczeń. Paragony elektronicznie może wystawiać każdy sprzedawca – niezależnie od wielkości, branży czy profilu działalności, od jednoosobowych działalności gospodarczych po spółki akcyjne.