Istota outsourcingu

Czym jest i na czym polega outsourcing?

Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside-resource-using. Oznacza ona korzystanie z zewnętrznych źródeł. Outsourcing polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej.

Decydując się na podjęcie współpracy z wybranym usługodawcą należy bardzo starannie i dokładnie sprawdzić czy może on zapewnić działania na najwyższym poziomie. Z pewnością powinien on być wyspecjalizowany w realizowaniu zadań z dziedziny, którą chcemy mu powierzyć do wykonania.

W zależności od wiedzy, środków i priorytetów organizacje podejmują decyzje o tym, jakie potencjalne obszary i w jakiej formie mogą "outsourcować". Klient ma do wyboru outsourcing pełny lub selektywny. W pierwszym przypadku podpisuje umowę na kompleksową obsługę przez zewnętrznego usługodawcę, w drugim - dokonuje wyboru, jakie obszary objąć umową. Możliwość selekcji odpowiednich obszarów działalności pozwala na maksymalne dopasowanie świadczonych usług do aktualnych potrzeb firmy i jest rezultatem rachunku opłacalności.

Długoterminowe zlecanie pełnienia głównych funkcji działów pomocniczych zewnętrznemu usługodawcy służyć ma zwiększaniu wartości, jaką firma przedstawia dla udziałowców. Zlecenie takie pozwala organizacji skupić się na celach strategicznych oraz realizowaniu przyjętej misji. Podstawę przy wyborze dziedzin, które chcemy i możemy "outsourcować", stanowi zdefiniowanie tzw. core business, czyli zasadniczych funkcji i misji biznesu oraz odpowiedzenie sobie na pytanie, w czym tkwi prawdziwa wartość firmy? Należy pamiętać o tym, że silne strony - w znaczeniu strategicznym - muszą pozostać w firmie. Nie należy ich oddawać w cudze ręce. Można oczywiście objąć outsourcingiem funkcje pomocnicze, wspierające główną strategię, tj. finanse, kadry, obsługę klienta czy prace inżynieryjne. Przy powierzaniu prostych funkcji pobocznych - takich jak sprzątanie, ochrona czy catering - decyzja o zleceniu ich firmie zewnętrznej jest łatwiejsza do podjęcia.

Outsourcing ma więc różne oblicza - począwszy od prostych projektów, usprawniających procesy biznesowe, powodujących wzrost konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów i po prostu ułatwiających życie, a skończywszy na skomplikowanych projektach, które prowadzą niekiedy do powstania "organizacji wirtualnej" czy też mogą przekształcić się w trwałe alianse strategiczne.

Należy tu zwrócić uwagę, że nie powinno się outsourcingu utożsamiać i mylić z umową zleceniem. W przeciwieństwie do umowy zlecenia, outsourcing jest działaniem długoterminowym i tworzy zupełnie nowy rodzaj więzi pomiędzy firmami. Nie jest to relacja dostawca-odbiorca, lecz układ partnerski, w którym obie strony mają wygrać. Wiele czynności - a niejednokrotnie całych projektów z dziedziny badań marketingowych, reklamy, public relations, informatyki, obsługi finansowej i szkoleń do tej pory wykonywanych własnymi siłami przedsiębiorstw - firmy zlecają dzisiaj zewnętrznym wyspecjalizowanym usługodawcom. Występują tutaj o wiele bardziej skomplikowane powiązania i formy współpracy niż ma to miejsce w przypadku umowy zlecenia.

Najbardziej popularne obszary oddawane w outsourcing to:

• administracja funkcji kadrowych,
• szkolenia,
• administracja systemów informatycznych,
• finanse i rachunkowość,
• audyt wewnętrzny,
• podatki,
• zarządzanie środkami trwałymi,
• zaopatrzenie,
• zarządzanie wydrukiem i dokumentami,
• obsługa klienta.

Co można zyskać na outsourcingu?

Podstawowa korzyść - płynąca z pozbycia się funkcji ubocznych i pomocniczych, będąca głównym argumentem przemawiającym do tej pory za outsourcingiem - to redukcja kosztów. Tradycyjnie outsourcing stosowany jest wówczas, gdy dostępne zasoby zewnętrzne są tańsze od wewnętrznych. Coraz istotniejsze jednak zdają się być inne czynniki, takie jak: dążenie do realizacji usług na najwyższym poziomie, specjalizacja pracy, koncentracja na funkcjach biznesowych, dostęp do specjalistycznej wiedzy. Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa elastyczność swoich działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich - również wydajność.

Usługi outsourcingowe dają dostęp do wiedzy i doświadczenia liderów rynkowych oraz ogólnoświatowej bazy danych. Ekspert skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych, porad innych ekspertów. Zatrudnienie ekspertów z zewnątrz jest związane z efektywniejszym wykorzystaniem czasu - ekspert pracuje tylko wówczas, gdy jest rzeczywiście potrzebny, niekoniecznie na pełnym etacie. Takie rozwiązanie powoduje nie tylko redukcję kosztów, ale i ryzyka związanego z poszukiwaniem i zatrudnieniem własnych specjalistów.

Podstawowe korzyści z outsourcingu:

• umożliwia koncentrację na podstawowych celach działalności;
• pozwala utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych;
• zapewnia najwyższą jakość usług w oparciu o doświadczenia oraz specjalizację firm je świadczących;
• zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności;
• odciąża różne działy firmy, np. zaopatrzenie, rekrutację, itd.

Podejmując współpracę na zasadzie outsourcingu, można wiele zyskać, ale można też wiele stracić. Outsourcing ma oczywiście i negatywne strony. Pojawiają się one zarówno w organizacji oddającej część swoich zadań w cudze ręce, jak i po stronie firmy zewnętrznej. Taką ewentualną pułapką może być chęć zbyt dużej redukcji kosztów. Redukcja wydatków jest pierwotną korzyścią płynącą z outsourcingu, ale zbyt duży nacisk na ich zmniejszenie może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co na pewno obniży jakość projektu. Dojść może również do wyboru firmy outsourcingowej na podstawie relacji pozamerytorycznych. Wykonaniu długoterminowych projektów nie służą także zbyt częste zmiany dostawców, chyba że obecny nie spełnia stawianych mu wymagań. Świadczy to jednak o złym początkowym wyborze i wina leży tu po stronie zleceniodawcy.

Jedną z pułapek, w którą łatwo można wpaść, jest zbytnie delegowanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg programu. Podejście "outsourcowaliśmy to i mamy to z głowy" jest błędne. Można delegować do wykonania wielu zadań, ale nie można delegować odpowiedzialności.

Negatywne strony outsourcingu tkwią również w firmach oferujących swoje usługi. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy praktycznego doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie. Dlatego tak ważne jest właściwe wybranie firmy outsourcingowej.

Outsourcing ma więc swoje wady i zalety. Należy korzystać z tej usługi, ale bardzo odpowiedzialnie i zgodnie z pewnymi założeniami. Decyzja o podjęciu współpracy na takich zasadach może nie należeć do łatwych. Trafnie podjęta będzie przynosić zyski i wiązać się z umocnieniem pozycji firmy. Błędnie podjęta narazi nas na zwiększone koszty i zmniejszenie wartości organizacji.

źródło: firma.egospodarka.pl