IdoSell Bridge - instrukcja obsługi oraz FAQ

W 90% przypadków IdoSell doskonale zastąpi program magazynowy lub wystawiający faktury, który stosujesz w swojej firmie. Zauważ, że w IdoSell dostajesz standardowo pełen system do prowadzenia gospodarki magazynowej oraz fakturowania i rozliczania transakcji. W IdoSell możesz również importować i eksportować informacje o transakcjach w postaci plików CSV i XML. Jeżeli Twój program obsługi firmy umożliwia import takich informacji, możesz spróbować zintegrować go z IdoSell właśnie w oparciu o import i eksport. W razie problemów możesz poprosić o pomoc lub radę dział wsparcia firmy IAI S.A.

Specjalnie dla firm, które korzystają z własnych systemów fakturowo-magazynowych, stworzyliśmy aplikację pomocniczą IdoSell Bridge. Automatycznie synchronizuje ona stany magazynowe w sklepie internetowym i wewnętrznym systemem F/K Twojej firmy, a także dane dotyczące cen i zamówień. Podstawowe cechy aplikacji:

• zamówienia ze sklepu internetowego spływają automatycznie do wewnętrznego systemu F/K (np. w celu fakturowania),
• stany magazynowe są automatycznie dwukierunkowo synchronizowane - np. sprzedaż przez sklep internetowy zmniejsza stan magazynowy w systemie F/K, a przyjęcie dostawy w systemie F/K, zwiększa liczbę produktów dostępnych w sklepie internetowym,
• automatycznie synchronizowane są ceny (wzorcowe pobierane są z systemu F/K).

Program Bridge wspiera obecnie systemy Subiekt GT, Subiekt Nexo, WF MAG dla Windows, CDN XL, CDN OPT!MA oraz PC Biznes. Ponadto istnieje możliwość współpracy z dowolną inną aplikacją, w specjalnym uniwersalnym trybie. Jeśli chcesz zapoznać się dokładniej z możliwościami tej aplikacji, zajrzyj na stronę poświęconą integracji za pomocą IdoSell Bridge.

Jeżeli chcesz zamówić IdoSell do dużej firmy, która ma wdrożony system ERP, możemy wykonać w ramach prac dodatkowych moduł integracji, np. oparty o protokół SOAP. Prace takie są wyceniane indywidualnie, w zależności od liczby roboczogodzin, które nasz zespół programistyczny poświęci na pracę nad tym modułem.

Należy przejść do działu APLIKACJE POMOCNICZE w panelu administracyjnym IdoSell i wybrać aplikację IdoSell Bridge. Można pobrać najnowszą wersję programu z repozytorium aplikacji oraz złożyć zamówienie na subskrypcję.

Aby móc korzystać z programu IdoSell Bridge należy:

• Pobrać program
• Zainstalować program
• Skonfigurować wymagane ustawienia programu

Tak. Ograniczenia opisane są w dwóch poniższych punktach. Ograniczenia te są wymienione poniżej i należy ich przestrzegać:

Ograniczenia ręcznej modyfikacji stanów magazynowych:
Dla synchronizowanych towarów nie należy ręcznie zmieniać stanów magazynowych w panelu administracyjnym IdoSell ponieważ może to doprowadzić do rozbieżności stanów magazynowych pomiędzy panelem a programem F/K. Stany magazynowe towarów w panelu administracyjnym IdoSell ustawiane są na podstawie stanów magazynowych programu F/K podczas dokonywania synchronizacji towarów (dodawanie towarów do listy towarów synchronizowanych). Podczas każdej synchronizacji danych, stany magazynowe w panelu administracyjnym IdoSell są aktualizowane na podstawie danych z programu F/K. Wszelkich operacji na stanach magazynowych (przyjęć, przesunięć, wydań) należy dokonywać w programie F/K.

Ograniczenia ręcznej modyfikacji cen towarów:
Jeżeli w IdoSell Bridge została ustawiona aktualizacja wybranych cen z programu F/K w sklepie IdoSell to nie należy zmieniać tych cen dla synchronizowanych produktów z poziomu panelu administracyjnego IdoSell. Wszelkich zmian synchronizowanych cen należy dokonywać w programie magazynowo - księgowym. Po zmianie cen podczas kolejnej synchronizacji danych pomiędzy sklepem a programem, ceny w sklepie IdoSell zostaną automatycznie zaktualizowane na podstawie odpowiadających im cen z programu magazynowo - księgowego, które zostały przypisane w ustawieniach aktualizacji cen.

Tak, obecnie rozwijamy integrację z oprogramowaniem Sage Symfonia.

Jeśli zamówienie zostało pobrane przez program IdoSell Bridge i oznaczone jako poprawne to zostało przeniesione do programu F/K. Takiego zamówienia nie można już ponownie dodać do programu F/K.

Dopóki zamówienie w programie F/K nie zostanie zrealizowane, czyli nie zostanie dla niego wystawiony dokument sprzedaży (faktura, paragon), takie zamówienie jest podczas każdej synchronizacji aktualizowane. Jeśli w panelu administracyjnym IdoSell sklepu zajdą zmiany typu: zmiana ceny, dodanie, usunięcie produktów, to odpowiednie zamówienie w programie F/K zostanie automatycznie przez IdoSell Bridge zaktualizowane.

Jeśli zamówienie zostanie zrealizowane w programie F/K to program IdoSell Bridge nie może go już aktualizować. Wówczas należy ręcznie dokonać w zewnętrznym programie F/K korekty odpowiednich dokumentów sprzedaży.

Jest to możliwe ponieważ możesz wykupić wiele subskrypcji na jeden panel administracyjny IdoSell. Ważne jest przy tym (dla zachowania poprawności synchronizowanych danych) by w każdym punkcie był zsynchronizowany inny magazyn sklepu. Sytuacja, w której na kilku komputerach będzie używany IdoSell Bridge z zsynchronizowanym tym samym magazynem i tymi samymi towarami może prowadzić do powstawania rozbieżności w stanach magazynowych.

Dodatkowym problemem jest kwestia zamówień, które są pobierane ze sklepu. Program IdoSell Bridge pobiera ze sklepu nowe zamówienia, więc w przypadku używania go na kilku komputerach te same zamówienia mogą być pobierane wielokrotnie. Rozwiązaniem tej sytuacji jest posiadanie kilku sklepów dzięki czemu można każdą kopię IdoSell Bridge skonfigurować tak, aby były pobierane tylko zamówienia z odpowiednich sklepów.
W przypadku jednego sklepu w panelu administracyjnym IdoSell nie jest zalecane ani uzasadnione używanie jednocześnie więcej niż jednej kopii IdoSell Bridge.

W programie F/K powinna być ustawiona wartość ceny 0,00 zł dla ceny promocji dla towarów, dla których promocja ma nie być ustawiona.
IdoSell Bridge w kwestii synchronizacji cen promocyjnych (przekreślonych) działa następująco:

• jeżeli wybrana cena programu F/K jest przypisana do jednej z cen przekreślonych w panelu administracyjnym IdoSell i cena towaru w programie F/K wynosi 0,00 zł to dla takiego towaru nie zostanie ustawiona promocja w panelu administracyjnym IdoSell
• jeżeli w programie F/K zostanie ustawiona wartość do wyżej opisanej ceny, to IdoSell Bridge ustawi promocję w panelu administracyjnym IdoSell (bezterminową). Dodatkowym warunkiem jest to, że cena przekreślona musi być wyższa od aktualnych cen sprzedaży.
• jeżeli dla towaru w programie F/K ponownie zostanie ustawiona wartość 0,00 zł dla ceny odpowiadającej promocji, to promocja zostanie wyłączona w panelu administracyjnym IdoSell.

Widoczność towaru w danej strefie specjalnej w sklepie IdoSell zostanie włączona, jeśli wartość ceny, której typ został powiązany w oknie Preferencje synchronizacji / Ceny z wybraną strefą specjalną w IdoSell będzie co najmniej równa wartości synchronizowanej ceny detalicznej lub od niej wyższa.

Widoczność towaru w danej strefie specjalnej w sklepie IdoSell zostanie wyłączona, jeśli wartość ceny, której typ został powiązany w oknie Preferencje synchronizacji / Ceny z wybraną strefą specjalną w IdoSell będzie równa wartości 0,00zł.

Wskazanie typu ceny, której wartość będzie większa od wartości 0,00zł ale niższa od wartości synchronizowanej ceny detalicznej nie poskutkuje włączeniem czy wyłączeniem widoczności danego towaru w wybranej strefie specjalnej w sklepie IdoSell.

Nie, IdoSell Bridge z przyczyn technicznych nie przenosi zaksięgowanych zwrotów wpłat z panelu administracyjnym IdoSell do programów F/K. Niemniej jednak, jeżeli IdoSell Bridge wykryje zwrot wpłaty w zamówieniu Zostaniesz o tym poinformowany zarówno w podsumowaniu synchronizacji jak i dzienniku zdarzeń IdoSell Bridge.

Sprawdź, czy Twój panel administracyjny IdoSell rozliczany jest w walucie obcej oraz czy dana waluta skonfigurowana jest w Twoim programie F/K.

Sprawdź, czy uruchomiłeś opcję przenoszenia zwrotów sprzedanych towarów w preferencjach synchronizacji IdoSell Bridge, oraz czy zwrot nie trafił do rejestru błędnych zwrotów gdzie możesz znaleźć bardziej szczegółowe informacje.

Opcja automatycznego ustawiania statusu dla zamówień w panelu administracyjnym IdoSell dotyczy zamówień, które zostały zrealizowane w programie F/K. Zamówienie zrealizowane oznacza, że dla takiego zamówienia został wystawiony w programie F/K dokument sprzedaży (np. paragon, faktura, itd.).

Automatyczna zmiana statusu w panelu administracyjnym IdoSell po realizacji zamówienia w programie F/K

Dla zamówień zrealizowanych w programie F/K status zamówienia może zostać zmieniony na jeden z trzech: Gotowe, Realizowane lub Wysłane / Odebrane (w zależności czy zamówienie zostało wysłane, czy odebrane).

Automatyczna zmiana statusu dla zamówień „starszych niż”

IdoSell Bridge posiada również opcję, która może posłużyć jako narzędzie do uporządkowania statusów dla wcześniej zrealizowanych zamówień w programie F/K, a do których nie była wcześniej zastosowana automatyczna zmiana statusów.

W aplikacji można ustawić opcję automatycznej zmiany statusów dla zamówień zrealizowanych w programie F/K „starszych niż X dni”, a które miały ustawiony w panelu administracyjnym IdoSell inny status niż wysłane / odebrane.

Np. zaznaczenie, że funkcja ta ma być włączona dla zamówień starszych niż 10 dni spowoduje, że wszystkie zamówienia zrealizowane w programie F/K – z wystawionym dokumentem sprzedaży, starsze niż 10 dni i posiadające inny status niż wysłane / odebrane w panelu administracyjnym IdoSell - zmienią swój status w panelu administracyjnym IdoSell na "wysłane".

Jak zacząć korzystać z obu funkcji i czy obie mogą być jednocześnie włączone?

Obie opcje są domyślnie wyłączone (zaznaczone na "Nie") i aby zacząć korzystać z tego modułu, należy je przestawić na "Tak". Funkcje działają dla siebie niezależnie, a więc wyłączenie jednej z nich nie wyklucza działania drugiej.

Ustawienia dla w/w funkcji znajdują się w menu '''Preferencje synchronizacji / zakładka "Zamówienia" / zakładka "Zmiana statusów zamówień".

Dla zapewnienia poprawnej synchronizacji zestawów towarów pomiędzy panelem administracyjnym IdoSell a programem F/K, należy zadbać o dodanie wszystkich składowych towarów danego zestawu jako towary synchronizowane w IdoSell Bridge. W przeciwnym razie, przy próbie przenoszenia zamówienia z zestawem z IdoSell do programu F/K wystąpi błąd i otrzymasz komunikat o tym, że dane zamówienie nie mogło być przeniesione z powodu znajdujących się w nim towarów niezsynchronizowanych.

Przypominamy, że zestaw towarów nie posiada swojego stanu magazynowego. Jest on wyliczany na podstawie stanów magazynowych jego składowych. Dlatego synchronizacja składowych zestawu jest niezbędna aby móc korzystać z zestawów towarów.

Jeśli chcesz synchronizować również ceny dla danego zestawu, to musisz dodać go do towarów synchronizowanych. Zestawy towarów w IdoSell, podobnie jak pojedyncze towary, posiadają pole "Kod zewnętrznego systemu" niezbędny do synchronizacji pomiędzy panelem administracyjnym IdoSell, a programem F/K.

Aplikacja IdoSell Bridge nie umieszcza na zamówieniu w programie F/K zestawu, ale składowe danego zestawu z odpowiednio przeliczonymi cenami, tak aby suma cen składowych zestawu była równa cenie danego zestawu w panelu administracyjnym IdoSell.

Tak. Aplikacja IdoSell Bridge poprawnie pracuje w środowisku operacyjnym Windows Server 2008 - 2014. Ważne jest jednak zadbanie o odpowiednie uprawnienia dla konta użytkownika, z którego jest ona uruchamiana.

Odpowiednie uprawnienia potrzebne są do tego, aby aplikację IdoSell Bridge można było zainstalować i uruchamiać. Należy również pamiętać o uprawnieniach do uruchomienia usługi BridgeService, która odpowiada za proces automatycznej synchronizacji w tle.

Przed pobraniem aplikacji z panelu administracyjnego IdoSell przez przeglądarkę Internet Explorer należy natomiast upewnić się czy nie zostało zablokowane pobieranie plików.

Jeśli nie posiadasz praw administratora na swoim koncie w Windows Server i masz problemy z zainstalowaniem / uruchomieniem aplikacji IdoSell Bridge, to skontaktuj się w pierwszej kolejności z administratorem twojego systemu. Powinien on wiedzieć jakie czynności należy wykonać, aby uruchomienie aplikacji w twoim środowisku systemowym było możliwe.

Aplikacja IdoSell Bridge nie pobiera i nie aktualizuje zamówień o następujących statusach:

• połączone
• klient anulował
• fałszywe
• stracone

Jeśli IdoSell Bridge nie wspiera używanej przez Ciebie wersji programu F/K, to są dwie możliwości:

• Używasz starszej wersji niż najnowsza wspierana wersja przez IdoSell Bridge

W takim przypadku sprawdź czy możesz zaktualizować program F/K do najnowszej wersji, którą wspiera nasza aplikacja.

• Używasz nowszej wersji niż ostatnio wspierana wersja przez IdoSell Bridge

W takim przypadku prawdopodobnie nasza aplikacja poradzi sobie ze wsparciem nowej wersji programu F/K. Nie zalecamy jednak korzystania z niewspieranych wersji programu F/K.

Pamiętaj: Jeśli masz zamiar integrować panel administracyjny IdoSell za pomocą IdoSell Bridge z niewspieraną wersją programu F/K, to pamiętaj, że robisz to na własną odpowiedzialność. W takim przypadku nie będzie świadczone wsparcie techniczne dla aplikacji IdoSell Bridge.

Zalecamy instalowanie nowszej wersji aplikacji F/K w momencie kiedy jej wsparcie w IdoSell Bridge zostało przez nas oficjalnie potwierdzone.

Nie zalecamy przenoszenia z panelu administracyjnego IdoSell do programu F/K więcej niż jednego klienta o tym samym numerze NIP.

Przeniesienie kolejnego klienta o numerze NIP już istniejącym w programie F/K może poskutkować tym, że temu klientowi zostaną przypisane dane pierwotnie wprowadzonego klienta do programu F/K i takie dane również zostaną przypisane w panelu administracyjnym IdoSell. W efekcie, kartoteka klienta będzie zawierać błędne dane i może to spowodować później nieprawidłowości w postaci np. błędnie wysłanego zamówienia.

W scenariuszu, w którym zamówienie z panelu administracyjnego IdoSell, jest przenoszone do programu F/K, nasza aplikacja sprawdza czy klient z przenoszonego zamówienia istnieje w programie F/K. W pierwszej kolejności sprawdzany jest kod zewnętrznego systemu, następnie sprawdzana jest lista klientów, z dopasowaną skróconą nazwą i z niej dobierany jest pierwszy, który ma zgodny login lub adres e-mail. W ostateczności gdy poprzednie opcje nie dadzą rezultatu sprawdzany jest NIP.

W przypadku kiedy klient zostanie odnaleziony i jego dane w programie różnią się względem tych podanych w panelu administracyjnym IdoSell, to IdoSell Bridge zaktualizuje dane takiego kontrahenta w programie F/K o te aktualne, pochodzące z panelu administracyjnego IdoSell.

W przeciwnym wypadku nasza aplikacja doda nowego klienta do programu F/K.

Aplikacja IdoSell Bridge przekazuje do panelu administracyjnego informacje odnośnie stanów, cen i zamówień dotyczących towarów, jednakże nie usług. Usługi synchronizowane są przez IdoSell Bridge jedynie jako dodatek do sprzedanych towarów - na przykład jako transport lub ubezpieczenie.

Starsze wersje IdoSell Bridge są przez nas sukcesywnie wycofywane. Wiąże się to m.in. z blokadą licencji na ich używanie. W przypadku, jeśli korzystasz z wycofanej wersji naszej aplikacji, to będziesz musiał koniecznie zainstalować jej nowszą wersję IdoSell Bridge.

Aktualnie wycofane wersje: 1.x - 4.x